Comune di Ussaramanna

via Marmilla - 09020
Tel: 0783 95015 - E-mail - PEC

Municipio

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Protocollare un documento

L’Ufficio Protocollo eroga al cittadino un servizio di ricezione di documenti e istanze.

Registra con modalità informatica l’ingresso e l’uscita dei documenti, attraverso l’attribuzione di una numerazione progressiva che certifica il passaggio dei documenti amministrativi da e per  l’Ente. 

Per presentare una istanza al Comune è necessario :

  • Inoltrare la richiesta tramite PEC all’indirizzo: protocollo@pec.comune.ussaramanna.vs.it
  • oppure tramite posta elettronica ordinaria all'indirizzo e – mail: potocollo@comune.ussaramanna.vs.it ;
  • Presentare la richiesta direttamente  a mano all’Ufficio Protocollo durante gli orari di apertura al pubblico (dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00, il martedì e il giovedì dalle 15.00 alle 18.00);
  • Spedire la richiesta tramite Posta al seguente indirizzo: Comune di Ussaramanna, Via Marmilla n. 36 – 09020 Ussaramanna (VS);
  • Inoltrare la richiesta tramite fax al numero 0783/95382. 

Per informazioni è possibile rivolgersi alla Sig.ra Emidia Lecis ai recapiti suddetti o al numero 0783/95015 interno 1.

L'Ufficio Protocollo riceve il materiale documentario del soggetto produttore in uscita e in entrata (sono esclusi i documenti interni) e lo annota nel registro.
La registrazione nel protocollo deve contenere dati certi e non sono accettabili numeri lasciati in bianco, cancellazioni e correzioni: in caso di errori serve la vidimazione. Nel caso di protocollo elettronico è necessario che i campi non siano modificabili.

La registrazione ha quattro elementi necessari per legge che sono:

  1. Numero progressivo per ciascun elemento: sia esso in entrata che in uscita cioè in arrivo o in partenza
  2. Data di ricezione (anche ora e minuti quando richiesto ad esempio durante le procedure di gare d'appalto)
  3. Mittente o destinatario
  4. Regesto, ovvero breve sunto del contenuto.

A questi elementi si aggiungono altri accessori: il numero degli allegati, l'ufficio di competenza, il numero della categoria (o titolo), il numero della sezione e, nel caso di corrispondenze, il numero progressivo del documento di riferimento precedente e quello della risposta successiva.

Quando la consegna dei documenti da recapitare agli uffici avviene a mano, l'ufficio del protocollo è tenuto a dare alla persona una ricevuta col numero di protocollo.

Terminate queste operazioni di registrazione si può quindi distribuire i documenti ai singoli uffici incaricati delle diverse pratiche ovvero procedere all'assegnazione informatica tramite il software in uso.

Aggiornato il: 22 settembre 2016
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